ПОЛОЖЕННЯ про Трудовий архів виконавчого комітету Колківської селищної ради
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішення Колківської селищної ради
від 16.10.2020 № 44-28/8
ПОЛОЖЕННЯ
про Трудовий архів виконавчого комітету
Колківської селищної ради
1.Трудовий архів виконавчого комітету Колківської селищної ради (далі – Трудовий архів) створюється Колківською селищною радою для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.
2.Трудовий архів створюється за рішенням селищної ради і утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, коштів, отриманих за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів та коштів з інших надходжень не заборонених законом.
3.Організаційно-правовий статус Трудового архіву визначається Колківською селищною радою, залежно від покладених на Трудовий архів завдань і обсягів роботи.
4.У своїй діяльності Трудовий архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, рішеннями Колківської селищної ради, розпорядженнями Колківського селищного голови та цим положенням.
З питань організації й методики ведення архівної справи Трудовий архів керується нормативно-правовими актами затвердженими Міністерством юстиції України, правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів), Державного архіву Волинської області.
5.Основними завданнями Трудового архіву є:
зберігання соціально-значущих архівних документів, необхідних для соціально-правового захисту громадян і реалізації їх прав на пенсійне забезпечення;
ведення обліку документів з кадрових питань (особового складу), документів тривалого та тимчасового зберігання, належне використання відомостей, що в них містяться;
проведення експертизи цінності документів фінансово-господарського характеру, строки зберігання яких закінчилися;
додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
6.Трудовий архів відповідно до покладених на нього завдань:
1) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ,
2) здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;
3) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;
4) здійснює моніторинг питань збереження та науково-технічного опрацювання документів з кадрових питань (особового складу) юридичних осіб, підприємств та організацій, незалежно від форм власності, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) для забезпечення збереженості документів до передачі їх на зберігання у Трудовий архів;
5) забезпечує зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на території селищної ради, відповідно до умов та строків зберігання, визначених Міністерством юстиції;
6) може надавати методичну та практичну допомогу юридичній особі, фізичній особі-підприємцю з науково-технічного опрацювання документів, що підлягають подальшому зберіганню в Трудовому архіві;
7) проводить експертизу цінності архівних документів, строки зберігання яких закінчилися, що зберігаються у Трудовому архіві, подає на розгляд експертної комісії селищної ради акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
8) веде облік документів, що зберігаються в Трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;
9) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;
10) здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у Трудовому архіві;
11) організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;
12) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву;
13) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;
14) готує та видає архівні довідки, копії, витяги з документів, які є у Трудовому архіві, на запити фізичних і юридичних осіб;
15) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що наявні у фондових справах;
16) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
7.Для виконання покладених на Трудовий архів завдань йому надається право:
1) одержувати від підприємств, установ і організацій або ліквідаційних комісій (ліквідаторів), в упорядкованому стані та відповідно до складених описів, документи на архівне зберігання;
2) одержувати від підприємств, установ і організацій або ліквідаційних комісій (ліквідаторів) відомості, необхідні для роботи;
3) надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву;
4) брати участь у роботі експертної комісії Колківської селищної ради, експертних комісій підприємств, установ і організацій, ліквідаційних комісій підприємств, установ, організацій громади незалежно від форми власності, що ліквідуються та ін.;
5) брати участь у нарадах, які проводить селищна рада, районна рада та райдержадміністрація, Державний архів Волинської області та інші установи, з питань, що стосуються діяльності архівної галузі;
6) інформувати керівництво селищної ради про стан зберігання документів підприємств, установ і організацій;
7) вносити пропозиції щодо поліпшення умов зберігання та роботи Трудового архіву.
8.Трудовий архів працює відповідно до річного плату, який затверджує селищний голова.
9.У Трудовому архіві зберігаються:
1) документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб-підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на території селищної ради;
2) виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;
3) документи з кадрових питань (особового складу) та тимчасового строку зберігання, передані на зберігання від юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування, які знаходяться у процесі ліквідації (банкрутства) і розташовані (зареєстровані) та території селищної ради для належного зберігання та використання документів;
4) документи з кадрових питань (особового складу), тимчасового та тривалого зберігання структурних підрозділів селищної ради;
5) довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.
10.Трудовий архів очолює завідувач архіву, який призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням селищного голови.
11.Завідувач Трудового архіву:
1) організовує діяльність Трудового архіву, персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань;
2) складає річний план роботи, організовує і контролює процес його виконання, готує звітну інформацію;
3) вирішує, відповідно до законодавства, питання щодо доступу представників підприємств, установ і організацій, спеціалістів технічних служб, інших користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні та на територію архівосховища;
4) проводить прийом громадян, розглядає запити і звернення, що належать до компетенції Трудового архіву;
5) представляє Трудовий архів з усіх питань, що стосуються його діяльності.
12.Службові обов’язки працівників Трудового архіву визначаються посадовими інструкціями.
13.Трудовий архів є структурним підрозділом селищної ради.
14.Порядок взаємодії Трудового архіву з іншими підрозділами селищної ради визначає селищний голова.
15.Трудовий архів не має статусу юридичної особи.
Для засвідчення архівних довідок, копій, витягів використовується гербова печатка селищної ради.
Архівні довідки, копії, витяги, листи готуються на бланку селищної ради з відображенням назви архівної установи та її адреси, їх підписує (засвідчує) селищний голова, або посадова особа, яка його заміняє та завідувач архіву.
